Francisco a ordem agora é economizar despesas e racionalizar processos, ok!

Nome a parte, qual profissional na gestão de processos e resultados nunca tenha se deparado com este tipo de afirmação?

Bom, se a ordem é economizar despesas e racionalizar processos, o melhor caminho para a empresa será o Centro de Serviços Compartilhados, mais conhecido como “CSC”.

O CSC por meio de uma gestão mais enxuta, pode diminuir custos e despesas e, ao mesmo tempo, racionalizar os processos e elevar a qualidade dos produtos e serviços. Sua empresa terá as condições de aperfeiçoar a administração e, em contrapartida, obter possíveis ganhos tributários, diminuindo dependendo do modelo a sua carga de impostos.

A medida em que sua empresa começa a crescer, procedimentos, informações e processos relacionados ao desenvolvimento do negócio também aumentam proporcionalmente. Com o aumento proporcionado pelo crescimento da empresa, os processos se tornam mais complexos, e, caso não haja uma organização bem estruturada e centralizada, inevitavelmente os gastos aumentarão.

Com o CSC a sua empresa ganha em autonomia, governança e gestão independente, isso se faz necessário para garantir resultados melhores para toda a organização. Com a centralização dos serviços, as decisões se tornam mais satisfatórias. A título de exemplo, vamos citar dois casos, o primeiro refere-se a criação de uma central de atendimento (mais conhecido como Service Desk ou Help Desk) e também uma central de renegociação de contratos, nesses dois exemplos, os ganhos se resumiram da seguinte forma, na primeira as demandas de todas as unidades de negócio, serão concentradas dentro dessa central, com isso a empresa obterá ganhos decorrentes da simplificação, padronização, agilidade e eliminação de estruturas paralelas, e nesse sentido, os ganhos totais serão obtidos em escala. Já no segundo exemplo, os ganhos são financeiros e qualitativos.

A implantação de um CSC na sua empresa irá otimizar muitos processos, recursos e procedimentos e, por conseguinte, enxugar a máquina administrativa. Mas como isso é possível?


SUA EMPRESA SABE O QUE É CENTRO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS?

O CSC é um local onde são centralizadas parte das operações e serviços de determinada empresa. Esse modelo de negócio é uma oportunidade da empresa alcançar a redução de custos, maior agilidade na execução dos processos, qualidade nos trabalhos desenvolvidos e realizados, e aumento de desempenho. É importante ressaltar que o CSC não se resume somente ao espaço físico, ele também compreende as implementações e soluções de atividades.

Empresas que estão em desenvolvimento, com uma gestão mais madura e que possuem mais de uma unidade de negócio necessitam que parte dos serviços e ações internas sejam realizados de forma centralizada. Quando a empresa opta pela implantação do CSC, a organização terá uma grande oportunidade de organizar e padronizar seus processos, racionalizando e otimizando os custos e despesas desnecessárias e aumentando a competitividade de seu negócio. Cada empresa precisa criar seu modelo ou estrutura operacional, para que não haja perda de seus traços culturais e preceitos.

Determinados departamentos como Recursos Humanos, Financeiro e Marketing, por exemplo, são fundamentais dentro de uma organização. O que a empresa precisa avaliar sobre esses setores, é se faz sentido que cada filial ou unidade empresarial de um mesmo negócio tenha um setor de cada desses serviços. Isso implicaria em um quadro de colaboradores maior e dificultaria a uniformidade das ações. Nesse sentido, o CSC reúne esses setores em um só local.

A implantação do CSC diminui os custos, já que as operações de todas as unidades empresariais se concentrarão em um único espaço e com os mesmos colaboradores, e terão uma padronização na qualidade, também por conta das atividades serem realizadas pelos mesmos profissionais.


QUAL A IMPORTÂNCIA DA ADOÇÃO DO CSC PARA A EMPRESA?

Grandes corporações têm adotado o modelo de CSC para melhorar a gestão e custos, e a estratégia tem dado certo. Um exemplo bastante significativo que traduzimos em números, refere-se ao caso de uma das maiores multinacionais do setor de alimentos no mundo, que implantou seu Centro de Serviços Compartilhados na cidade de Ribeirão Preto, interior de São Paulo. A organização centralizou as atividades de RH, mídias sociais, gerências de projetos, controladoria, auditoria, compliance, entre outras na cidade, e esses setores agregados a corporação, contribuíram de forma significativa para racionalização dos custos e processos.

A empresa, depois de implantar sua unidade de negócio centralizada, reduziu em + de 11% os custos de operações transacionais na América do Sul, parte da Central e México.  Os processos se tornaram mais simples, os ativos foram racionalizados e, com a centralização das informações, a comunicação se tornou mais eficaz, eficiente e transparente.


COMO IMPLANTAR O CSC NA EMPRESA?

A escolha do local para implantação do CSC deve levar em conta alguns fatores como qualidade da mão de obra, instituições de ensino, transporte, lazer, e outros custos. Em relação à estruturação, deve ser programada para atender objetivos específicos e agregar ações semelhantes e repetitivas.

O primeiro passo é a realização de um estudo para reunir os volumes transacionais, fluxo de processos, sistemas de informações, entre outros. Com esse diagnóstico será possível moldar os pilares fundamentais para a implantação do centro e a estrutura necessária para que ele opere de forma correta.

É importante atender a integração dos sistemas operacionais, bem como a automação dos processos. Eles são imprescindíveis para unir as operações com as funções de apoio.

Por outro lado, é fundamental a união dos colaboradores de unidades diferentes com os produtos ou serviços, de forma que atendam um critério de padronização de procedimentos. As ações devem permitir certa flexibilidade de adequações específicas e também exigir rigidez quanto à alimentação correta das informações.


MUITA ATENÇÃO AO FISCO COM O CSC?

Um ponto muito importante a ser observado quando da implantação do Centro de Serviços Compartilhados, será em relação à tributação de suas operações e ações. As operações do CSC, que a longo prazo reduzem os custos operacionais, podem em contrapartida, aumentar o pagamento de tributos. Mas com um bom planejamento tributário a diminuição da carga de tributos passa a ser um fator importante e relevante para a organização.

O que irá definir a tributação das operações realizadas pelo CSC dependerá do modelo fiscal ao qual estiver enquadrado: prestação de serviços ou rateio de despesas.

Se o enquadramento for prestação de serviços, as tributações incluem PIS, Cofins, ISS, por exemplo. No caso de rateio de despesas, a Coordenação do Sistema Tributário – Cosit da Receita Federal apresenta algumas exigências:

I.     as empresas precisam fazer parte de um mesmo grupo ou ter interesses comuns;

II.   somente a atividade meio poderá ser rateada;

III. a cobrança final não deve incluir lucro.

Além dos quesitos citados, é importante a elaboração de contrato com explicações e critérios de como os custos serão rateados para o pagamento correto dos tributos e atendimento ao fisco. Ele será útil para a Fiscalização entender seu formato, já que cada rateio possui um critério diferente de acordo com o tipo de despesa.


ESSE MODELO DE NEGÓCIO PODE SER CRIADO EM EMPRESAS MENORES?

Não existe nenhum impedimento para as empresas menores implantar a estrutura de CSC em suas organizações. Geralmente o Centro de Serviços Compartilhados é mais comum em empresas maiores, que possuem diversas unidades de negócio, como as multinacionais, por exemplo, nós entendemos que qualquer empresa de qualquer tamanho pode ter um CSC, porém ressaltamos que a empresa deverá levar em consideração vários fatores aqui apresentados.

Mas para que seja um serviço vantajoso para as médias empresas é interessante analisar as Despesas e Receitas. A implantação do CSC só compensará se os gastos com a Despesa estiverem enquadrados no formato de Rateio.

Como o Rateio é caracterizado pela divisão das despesas por repartições da empresa, e não há um critério lógico para essa distribuição de gastos, o CSC se torna uma maneira mais prática e eficiente para alocar determinados custos.

Agora que você já conhece o conceito do CSC, que tal implantá-lo na sua empresa? Conte com os profissionais da FCT Brasil Gestão Tributária.