Parte de alguma despesa de uma empresa poderá ser paga por meio de nota de débito, assim entende o fisco brasileiro e tribunais administrativos e judiciais. Mas lembrando, nem toda despesa deve ser paga por meio de Nota de Débito.

Lembre-se a nota de débito deve ser utilizada para pagamento de DESPESA, e somente nestes casos a referida nota de débito possui valor idôneo, e, é aceito pelo Fisco. Vejamos:

Suponhamos que uma empresa contrata outra — digamos, uma consultoria ou profissional liberal com CNPJ — a comprovação do pagamento é feita por meio da nota fiscal. No momento de sua emissão, é cobrado o imposto. Isso todos nós sabemos.

No entanto, há situações ao longo da prestação de serviços em que surgem despesas que não podem ser incluídas na cobrança via nota fiscal, uma vez que não estão relacionadas à atividade-fim da empresa contratada. É o caso de custos com deslocamento, hospedagens e alimentação, entre outros, por exemplo.

Essas despesas são pagas pela prestadora de serviço no primeiro momento. Ao final do contrato, o reembolso desses valores deve ser solicitado por meio das notas de débitos.

As notas de débitos são um tipo de documento amplamente utilizado para custear despesas que ocorrem por fora do serviço — até mesmo as entidades públicas costumam expressar em seus editais que os participantes devem emitir notas de débitos para reembolso.

No entanto, o Fisco Federal e as Secretarias de Fazenda Municipais podem sustentar o entendimento de que o reembolso está embutido no preço e, portanto, deve ser tributado, ainda que do ponto de vista contábil não exista aumento patrimonial.

Por evitar problemas com a Receita Federal e Prefeituras Municipais, se faz necessário ter cuidados na hora da emissão da nota de débito. Vejamos:

1- prever em contrato o reembolso das despesas;

2 - limitar as contas a gastos estritamente necessários e passíveis de comprovação;

3 - tratar direto com o fornecedor o pagamento de despesas que puderem ser antecipadas, sem passar pelo prestador de serviço (hospedagem, por exemplo);

4 - evitar que o valor total das despesas se aproxime ou exceda o valor do serviço prestado;

5 - jamais contabilizar os recursos de reembolso em contas de resultado, mas em contas patrimoniais.

Como já dissemos, sob a ótica da contabilidade, o reembolso das despesas não deve ser tributado. Afinal, não há faturamento ou ganho patrimonial por parte do negócio contratado.

A nota de débito dá transparência à relação financeira entre empresas, estimula a geração de negócios e garante flexibilidade aos contratos.

Não é impossível que o Fisco, mesmo diante das evidências de que não houve incremento patrimonial, decida autuar a prestadora de serviço e fazer a cobrança do imposto sobre o ressarcimento como se fosse lucro. Se isso acontecer, as notas de débito são meios legais para comprovar os gastos e reembolsos tanto na esfera administrativa quanto na judicial.

Quer saber mais sobre Notas de Débitos e como utiliza-las da maneira correta, entre em contato conosco.

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