Sua empresa já está preparada para o eSocial? Por ser um sistema complexo que exige muitas adaptações e mudanças, é importante que essas alterações sejam feitas com antecedência.

O eSocial obrigará às grandes empresas que possuem faturamento maior que 78 milhões de reais a prestar as informações ao fisco já a partir de janeiro de 2018. 

O objetivo do Governo Federal com a implantação do eSocial é proporcionar agilidade e qualidade no atendimento aos trabalhadores. Sendo assim, o programa reunirá em uma única obrigação acessória todas as informações fiscais e previdenciárias das empresas.

Embora determinadas exigência sejam diferentes dependendo do segmento de atuação da empresa, a maioria das obrigações é inerente a qualquer negócio. Para que sua empresa esteja adaptada ao sistema sem correr riscos de irregularidades e multas, preparamos neste posts 8 dicas que irão ajudar sua empresa na implantação do eSocial.

Veja as 8 dicas que irão ajudar na implantação do eSocial

Primeira Dica – Defina um cronograma de responsabilidades e cumprimento das atividades:

Os prazos e as regras do eSocial devem ser de domínio de todos os profissionais encarregados pelas informações a serem prestadas ao Fisco, importante também que a empresa delibere com as demais áreas da organização, os impactos e responsabilidades que os setores terão com a implantação do eSocial. Ao deliberar quais setores serão incumbidos de cada adequação, a empresa deverá programar o tempo para que essas mudanças sejam realizadas, isso tornará a atividade mais organizada.

Segunda Dica – Revisar os proventos da folha de pagamento considerando o novo ambiente cadastral do programa:

O preenchimento das obrigações será realizado de forma diferente do que ocorre hoje, sendo assim, a verificação de todos os benefícios exigidos na folha de pagamento é de grande importância. Irregularidades trabalhistas podem comprometer todo o processo.

Terceira Dica – Coordenar e analisar o saneamento dos dados cadastrais dos funcionários para Cadastramento Inicial do Vínculo:

Os dados cadastrais atualizados dos colaboradores deverão ser enviados até a data do início da obrigatoriedade do eSocial e antes de qualquer outra emissão relacionada. Portanto, uma das primeiras medidas a serem adotadas é o estudo e a organização das informações trabalhistas de cada empregado.

Quarta Dica – Analisar, coordenar e orientar para o saneamento do cadastro de tabelas da folha de pagamento:

Assim como os dados cadastrais dos funcionários, os cargos, funções, horários de trabalho, lotações tributárias e outras informações também devem ser verificados, pois deverão ser inseridos na tabela da folha de pagamento dentro do ambiente do programa.

Quinta Dica – Revisar a compatibilidade dos grupos e contas contábeis com os proventos da folha de pagamento e com as tabelas de rubricas do eSocial:

O exame das rubricas da folha com grupos e contas contábeis e a certificação que elas estejam correlacionadas com as da tabela do programa, evitará confusão no momento de preenchimento da mesma.

Sexta Dica – Revisar e orientar em relação aos processos para atendimento ao Registro de Eventos Trabalhistas – RET:

Os periódicos e não periódicos como admissão, demissão e alteração salarial devem ser informados à base de dados do eSocial por meio do RET. Por conta disso, é relevante que todos esses materiais estejam corretos.

Sétima Dica – Treinar todas as equipes profissionais que estarão em contato com o programa:

Dada a complexidade e abrangência do eSocial e as exigências quanto às suas obrigações, a capacitação dos colaboradores de Recursos Humanos, Contabilidade e outros setores, cujas áreas se relacionam com o eSocial é fundamental. O domínio completo desta obrigação irá garantir mais agilidade e assertividade em todos os seus processos.

Oitava Dica – Verificar a aderência do software da folha de pagamento no processo de adequação e geração de informação:

Como todos os dados da folha serão enviados por meio virtual, o software de gestão utilizado para envio das informações deve ser compatível com o eSocial, ou seja, deve estar ajustado às mudanças e homologações exigidas pelo programa.

Essas dicas irão contribuir de forma assertiva para a empresa efetuar a implantação do eSocial, lembrando que existe outras regras fiscais, previdenciárias e trabalhistas a serem cumpridas pelas empresas, importante estar atento as mudanças que podem ocorrer na legislação envolvendo o eSocial.

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